Zero Inbox & Tasklist

Wie du zu einer leeren Inbox und aufgeräumten Aufgabenliste kommst.

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Warum es sich auszahlt, Emails und Aufgaben zu löschen. Wie du in drei Schritten zu einer leeren Inbox und einer aufgeräumten Aufgabenliste kommst. Wie eine leere Inbox und eine aufgeräumte Aufgabenliste deine Produktivität steigern können. Ein Erfahrungsbericht zu Zero Inbox und Tasklist.

Von Wolfgang Bretschko.

Was haben deine Email-Inbox und deine Aufgabenliste gemeinsam? Ständig kommen neue Emails und Aufgaben dazu. Sie leeren sich nicht von selbst. Selten bis nie sind Posteingang und Aufgabenliste komplett leer. Und nicht damit nicht genug: Zu den beiden gesellen sich immer neue Kanäle dazu. Diese fordern deine Aufmerksamkeit, sie wollen beobachtet und gecheckt werden. Auf SMS folgte WhatsApp und nun auch noch Signal.

Wie würde sich ein Arbeitstag anfühlen, an dem deine Inbox und deine Aufgabenliste leer wären, alle deine Aufgaben erledigt, alle deine Emails beantwortet bzw. abgearbeitet wären. Wie würde sich eine Woche anfühlen, die endet, ohne unbeantwortete Emails und unerledigte Aufgaben.

Zero Inbox: Mein Weg von der Wunschvorstellung zur Realisierung.

Bis vor ein paar Wochen war das eine unrealistische Vorstellung für mich. Ich hatte schon öfter vom Konzept Zero Inbox gehört. Eine Inbox die am Abend leer ist, war für mich weder ein Ziel noch ein erstrebenswerter Zustand. Soweit ich mich zurück erinnern konnte, war meine Inbox immer „gut“ gefüllt. Abgesehen davon, dass ich mir eine leere Inbox nicht vorstellen konnte, konnte ich auch keinen wirklichen Nutzen darin erblicken. E-Mails kommen eben 24/7 an. Also war es nur logisch, dass die Inbox immer gefüllt ist.

Ich weiß nicht mehr warum, aber vor ein paar Wochen, habe ich wieder einmal die älteren Mails im Eingang angesehen und hatte festgestellt, dass es noch Mails aus 2018 und davor gab. Spontan habe ich diese Mails markiert. Als ich sie löschen wollte habe ich kurz gezögert, doch schlussendlich auf Enter gedrückt und die Emails waren weg. Denselben Vorgang habe ich dann für 2019 wiederholt und die Mails aus 2020 habe ich ins Archiv verschoben. Es fühlte sich gut an, zu sehen wie sich der Posteingang leerte. Wie sich der Rückstau auflöste und sich der Posteingang Schritt für Schritt leerte.

Zero Tasklist: Der Mut Aufgaben zu löschen zahlt sich aus.

Noch in derselben Woche ist mir meine übervolle Aufgabenliste in Asana aufgefallen. Ich dachte mir, was für den Posteingang möglich ist, sollte doch auch für die Aufgabenliste möglich sein. Doch so einfach war es mit dem Löschen der Aufgaben nicht. Ich bin alle überfälligen Aufgaben durchgegangen. Bisher habe ich eine alte Aufgabe im Zweifelsfall immer mit einem neuen Datum versehen, damit sie nicht verloren geht, oder ohne Datum ans Ende der Liste gestellt. Dieses Prinzip habe ich nun umgedreht. Im Zweifelsfall habe ich die Aufgabe gelöscht. Nach dem Löschen der ersten 10, 15 Aufgaben fiel es mir immer leichter alte Aufgaben einfach zu löschen. Ein Tastendruck genügt und ich befreite mich von der Last der alten, unerledigten Aufgaben.

Zero Inbox und Tasklist brauchen Aufmerksamkeit und Konsequenz.

Seither habe ich meine Arbeitsorganisation angepasst. Ich achte darauf, dass mein Posteingang am Ende des Arbeitstages leer ist. Dafür ist es notwendig, dass ich den Posteingang aktiv bearbeite und nicht nur einfach zwischendurch checke. Aktiv bearbeiten heißt bei jedem Mail eine bewusste Entscheidung zu treffen, es zu beantworten, zu archivieren, zu löschen oder für die Bearbeitung in eine konkrete Aufgabe umwandeln. Das Löschen von Mails fällt mir deutlich leichter als früher. Bevor ich ein Mail in eine Aufgabe verwandle, überlege ich, wie ich das Mail mit einer Antwort erledigen kann, somit verschwindet es aus meinem Eingang und taucht auch nicht in meiner Aufgabenliste auf.

Um meine Aufgabenliste täglich zu leeren und auf Null zu bringen, habe ich die Art und Weise, wie ich sie bearbeite und pflege angepasst. Ähnlich wie den Posteingang, bearbeitet ich auch die Aufgabenliste bewusst zu Beginn und am Ende des Tages. Ich entscheide bei jeder Aufgabe, wieviel Zeit ich dafür aufwenden möchte und wann konkret ich sie erledigen möchte. Ich habe festgestellt, dass das Abarbeiten der Liste umso leichter fällt, je realistischer ich plane und je konsequenter ich bin. Wobei Planung und Umsetzung sich wie zwei kommunizierende Gefäße verhalten. Eine gute Planung erleichtert und fördert die Umsetzung. Wenn ich in der Umsetzung und Erledigung gut vorankomme, leert sich meine Aufgabenliste und ich werden im Planen und in der Einschätzung dessen, was ich schaffe immer besser.

… und Entscheidungen

So wie jedes Mail eine bewusste Entscheidung für den nächsten konkreten Bearbeitungsschritt erfordert, braucht jede Aufgabe eine bewusste Entscheidung. Dabei geht es darum, wie viel Zeit ich für die Erledigung einplane oder habe und wann ich die Aufgabe tatsächlich angehen werde. Jedes Mal, wenn ich mich um diese Entscheidung drücke, bleibt ein Mail unbearbeitet im Eingang liegen und eine Aufgabe am Ende des Tages in der Liste hängen.

Zusammenfassen lassen sich meine Erfahrungen mit dieser Arbeitsweise zu Zero Inbox und Tasklist in drei Schritten:

Schritt 1: Löschen und Ausmisten

Wenn du damit beginnen möchtest, mehr Ordnung in deine Aufgabenliste und deinen Mail Eingang zu bekommen und beides bis zum Ende des Arbeitstages gerne geleert haben möchtest, solltest du für eine saubere Ausgangslage sorgen. Konkret heißt das, dass du dich von der Vergangenheit verabschieden und den Ballast der vergangenen Wochen und Monate über Bord werfen solltest. Meine Erfahrung dazu: alte E-Mails und Aufgaben zu löschen fällt leichter als du glaubst und es befreit.

Verabschiede dich von der VERGANGENHEIT

Schritt 2:  Bewusst und konsequent abarbeiten

Bewusstes, konsequentes Bearbeiten deines E-Mail Eingangs sowie deiner Aufgabenliste führt dazu, dass es zu keinen gefährlichen Ablagerungen von Altlasten kommt. Bewusstes Abarbeiten bedeutet, dass du bei jedem Mail eine Entscheidung triffst, was der nächste konkrete Bearbeitungsschritt ist. Für deine Aufgaben bedeutet es, dir im klaren darüber zu sein, wie viel Zeit du für die Erledigung aufwenden und wann du sie konkret erledigen möchtest.

HEUTE ist der Tag, um deine Mailbox und Aufgabenliste zu leeren.

Schritt 3: Realistisch planen

Die Bearbeitung deiner Inbox und die Bearbeitung deiner Aufgabenliste sind Aufgaben, die in die Aufgabenliste gehören. Dafür brauchst du erstens Zeit und zweitens solltest du dir eine Routine überlegen, wie du deine Inbox und deine Aufgabenliste bearbeiten möchtest.

Die ZUKUNFT wartet auf deinen Plan.

Nimm dir die Zeit, die du dafür brauchst. Je konsequenter du deine Inbox und Aufgabenliste bearbeitest desto schneller wirst du in der Bearbeitung und im Abarbeiten werden.

Meine persönlichen Erfahrungen mit Zero Inbox und Tasklist.

Ich habe festgestellt, dass eine leere Inbox und eine aufgeräumte Aufgabenliste nicht nur zu mehr Zufriedenheit führen, sondern auch zu gesteigerter Produktivität. Gute Planung und eine nachhaltige Routine in der Abarbeitung des Maileingangs und der Aufgabenliste schaffen zudem mehr Freiräume für kreatives Arbeiten.

Ich schaffe es nicht jeden Tag meine Inbox komplett zu leeren und auch nicht die Aufgabenliste immer zu 100 % abzuarbeiten. Für mich gilt hier die 80/20 Regel. Wenn ich es an 8 von 10 Tage schaffe, bin ich sehr zufrieden. Better done than perfect ist ein Leitmotiv für mich. Gerade wenn es darum geht Neues auszuprobieren und mit alten Gewohnheiten zu brechen. Perfektionismus kostet Zeit und erschwert jede Weiterentwicklung.

Der leere Posteingang und eine aufgeräumte Aufgabenliste geben mir das Gefühl vom Gejagten zum Jäger zu werden. So erlange ich wieder mehr Kontrolle über meine Tage.

 

Wolfgang Bretschko
Unternehmer aus Leidenschaft, Gründer COCOQUADRAT
Coach und Consultant mit langjähriger Managementerfahrung

#designyourlife #solopreneur #entrepreneur

 

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