Bringe deine Zeit unter Kontrolle

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Von Wolfgang Bretschko.

In der Selbstständigkeit kommt der Ressource Zeit ein ganz besonderer Stellenwert zu. Einer der wesentlichen Gründe für die Selbstständigkeit ist die Möglichkeit der freien und flexiblen Zeiteinteilung. Ich bin mein eigener Chef. Was verlockend klingt und auch Motivation schafft, um den Schritt in die Selbstständigkeit zu schaffen, ist gleichzeitig eine der größten Herausforderungen: Die eigene Zeit gut und sinnvoll zu planen. Sehr oft lassen wir uns von außen bestimmen, Emails, Termine und Social Media strukturieren unseren Alltag. Wir beschäftigen uns mit vielen kleinen, dringlichen Tätigkeiten. Unsere Tage sind zugepflastert mit unzähligen Aufgaben.

Obwohl ich sehr viele Aufgaben erledige, habe ich am Ende eines Arbeitstages trotzdem manchmal das Gefühl, zu wenig weitergebracht zu haben. Woran liegt das? Was kann ich ändern?

Zeit ist eine begrenzet Ressource.

Egal ob du 40, 50, oder 60 Stunde arbeitest: Deine persönliche Arbeitszeit ist begrenzt. Viele Studien zeigen, dass nach 50 bis 60 Wochenstunden die Produktivität und die Kreativität deutlich abnehmen. Gerade darum geht es in der Selbstständigkeit, produktiv und kreativ zu sein. Es reicht nicht die Zeit einfach abzusitzen. Es geht darum, die Zeit mit den wichtigen Aufgaben zu füllen und diese möglichst effizient zu erledigen. Dafür reicht es nicht, physisch anwesend zu sein. Als dein eigener Chef in der Selbstständigkeit wirst du nicht für deine Anwesenheit bezahlt. Du lebst davon was du erledigst und verkaufen kannst.

Entwicklungen brauchen ihre eigene Zeit.

Wenn du ein neues Instrument erlernen willst, weißt du, dass du Zeit brauchen wirst, um zu üben. Es wird Zeit brauchen, bis sich dein Üben in einem besseren Spiel bemerkbar machen wird. Dasselbe gilt, wenn du für einen Lauf oder eine Bergtour trainierst. Du weißt, dass du Zeit einsetzen wirst und dass es keine Abkürzung gibt. Du kannst die Zeit, die es baucht um ein Instrument zu erlernen, nicht abkürzen, indem du 24/7 übst, es gibt eine natürliche Grenze. Die Zeit, die du für dein Lauftraining brauchst, kannst du nicht verkürzen, indem du zwei Wochen durchgängig trainierst. Zusätzlich zu reinen Übungs- und Trainingszeit kommt noch die Durchlaufzeit dazu, die es braucht, um Kondition aufzubauen. Um deine Fertigkeiten mit deinem Instrument zu lernen.

Der Aufbau eines neuen Geschäfts, die Entwicklung deiner Newsletter-Liste, die Bekanntmachung deiner Marke brauchen eine Durchlaufzeit. Ähnlich wie beim Trainieren und Üben, kannst du diese Durchlaufzeiten nicht abkürzen, selbst wenn du deinen persönlichen Einsatz bis zum Maximum von 50, 60 Stunden pro Woche ausweitest. Selbst wenn du dich theoretisch nur einer Aufgabe widmen würdest.

Der bewusste Umgang mit der Ressource Zeit ist ein Schlüsselerfolgsfaktor in der Selbständigkeit.

Weil Zeit eine begrenzte Ressource ist und Entwicklungen ihre eigene Zeit brauchen, ist der bewusste Umgang damit ein Schlüsselerfolgsfaktor in der Selbstständigkeit. Wie kannst du die Kontrolle über deine Zeit bewahren oder erlangen?

Nimm dir Zeit für die Planung deiner Woche und Tage.

Einen Wochenplan zu erstellen und darauf aufbauend die einzelnen Wochentage im Detail zu planen, ist manchmal eine lästige Aufgabe. Diese Aufgabe erfordert Konsequenz und Disziplin. Um dennoch dran zu bleiben, habe ich daraus eine wöchentliche Routine gemacht.

Bei mir sieht diese Routine so aus:

Schritt 1: Rückblick auf die abgelaufene Woche, quantitativ und qualitativ.

  • Wie viele Stunden habe ich gearbeitet?
  • Wofür habe ich meine Arbeitszeit verwendet?
  • Wie zufrieden war ich mit dem was ich die Woche erledigt habe?

Für diesen Schritt gebe mich mir 20 Minuten Zeit.

Schritt 2: Prioritäten und Aufgaben für die nächste Woche festlegen.

  • Was will ich nächste Woche unbedingt erledigen?
  • Welche Aufgaben gehören zu meinen Prioritäten und wie viel Zeit gebe ich mir für deren Erledigung?

Für diesen Schritt gebe ich mir 30 Minuten

Schritt 3: Verteilung der Aufgaben auf die Wochentage

Für diesen Schritt gebe ich mir 20 Minuten

Pro Woche brauche ich für die Planung der nächste Woche knapp 1 1/2 Stunde. Mit der Planung der nächsten Woche kannst du jederzeit beginnen. Die nächste Woche ist ein überschaubarer Zeitraum, du brauchst dafür keine großen Strategien und Visionen. Du startest, etablierte eine Planungsrhythmus und kannst dann Planungshorizont erweitern.

Haltet deine Planung schriftlich fest.

Der Spruch, „Wer schreibt, der bleibt“ hat auch bei der Planung seine Berechtigung. Alles was ich schriftlich festhalte, bekommt eine eigene Qualität. Durch die Verschriftlichung wird vieles klarer. Ich kann mich weniger um unangenehme Wahrheit drücken. So sehe, dass ich mir viel zu viel vorgenommen habe, dass mein Plan unrealistisch ist. Mir fällt auf, dass ich einen Blogbeitrag schreiben möchte, ich aber die Zeit dafür nicht habe.

Die Verschriftlichung des Wochenplans ist die Basis für den Rückblick nächste Woche.

Reflektiere deine Woche und deinen Tag.

Indem ich jede Woche auf die vergangene Woche zurückblicke, schaffe ich die Basis für einen bewussten Umgang mit meiner Zeit. So kann ich die Kontrolle über meine Zeit gewinnen und ganz bewusst zu steuern beginnen. Wo kann ich Zeiten freischaufeln und Freiräume schaffen? Wo fließt zu viel Zeit hinein? Kann ich Aufgabe delegieren oder überhaupt sein lassen? Reflektieren heißt Fragen zu stellen, diese für mich zu beantworte und nach Alternativen Ausschau zu halten. Das passiert bei mir in Schritt 1, beim Rückblick auf die vergangene Woche. Ich gebe mir dafür rund 20 Minuten Zeit.

Probiere aus, was zu dir und deinem Arbeitsstil passt.

Im Laufe der Zeit habe ich meine Planungsroutine immer wieder optimiert. Routinen gehen dann leicht von der Hand, wenn sie zum eigenen Arbeitsstil passen und sich leicht in den Tagesablauf integrieren lassen.

Es gibt unzählige Tipps und Methoden, wie du deine Aufgabenlisten erstellen kannst, wie du  zur Priorisierung deiner Aufgaben kommst. Dafür gibt es unzählige Tools, die du verwenden kannst, um deine Woche zu planen, um deinen Zeiteinsatz zu verfolgen. Probiere aus, was zu dir und deinem Arbeitsstil passt. Gib dir die Zeit, ein neues Tool gut kennenzulernen, um zu entscheiden, ob du damit gut zu recht kommst,

Ich habe mit Asana und Clockify eine stabile Planungsroutine entwickelt und beides in meinen Arbeitsablauf integriert. Damit schaffe ich die Basis für das Nachverfolgen meiner Aufgaben und das Analysieren meines Zeitaufwandes ohne dafür selbst zu viel Zeit aufzuwenden.

Mit einer stabilen Planungsroutine gewinnst du die Kontrolle über deine Zeit wieder.  Du schaffst damit die Basis für einen bewussten Umgang mit deiner wichtigsten Ressource, der Zeit.

 

Wolfgang Bretschko
Unternehmer aus Leidenschaft, Gründer COCOQUADRAT
Coach und Consultant mit langjähriger Managementerfahrung

#designyourlife #solopreneur #entrepreneur

 

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