Weniger arbeiten und mehr erledigen muss kein Widerspruch sein. [Erfahrungsbericht]

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Wie dein Denken sowohl dein Tun, als auch deine Zufriedenheit steuert. Wieviel Zeit du pro Woche für die Planung deiner Aktivitäten investieren solltest. Wie dir Routinen helfen, dein Tun effizienter zu gestalten. Warum weniger arbeiten und mehr erledigen kein Widerspruch sein muss.

Von Wolfgang Bretschko.

Hast du am Ende des Tages öfter das Gefühl, nur einen Bruchteil dessen erledigt zu haben, was du dir vorgenommen hast? Wachst du öfter in der Nacht auf und dir fallen Aufgaben ein, die du noch zu erledigen hast? Arbeitest du samstags und sonntags jene Aufgaben ab, für die du unter der Woche keine Zeit hattest?

Vor einem halben Jahr habe ich alle drei Fragen mit Ja beantwortet. Am Ende eines Arbeitstages war ich erschöpft. Selten war ich mit mir und dem was ich erledigt hatte zufrieden. Es war für mich zur Selbstverständlichkeit geworden, am Samstag oder Sonntag meinen Laptop einzuschalten, um unerledigte Aufgaben anzugehen, Emails zu checken. Gefühlt war ich 24/7 online und verfügbar. Trotzdem war ich nie fertig mit meiner Arbeit. Ich spürte, dass ich so nicht weiterkomme, dass es Zeit war die Art und Weise, wie ich mich und meinen Tag verplane und wie ich mich organisiere, zu überdenken.

Bis zu diesem Zeitpunkt hatte ich mir eingeredet, ich müsse einfach effizienter werden. Ich müsse die anstehenden Aufgaben flotter erledigen, den Output pro Stunde erhöhen, notfalls mehr Stunden investieren.

Eine paradoxe Intervention: Mach das Gegenteil!

Weil ich an dem Punkt schon öfter war, stellte ich mir die Frage: Was wäre eine paradoxe Intervention in dieser Situation? Was wäre das Gegenteil von dem, was ich bisher versucht hatte?

Kann ich einfach weniger Zeit einsetzen, meine Arbeitszeit begrenzen und Aufgaben einfach streichen? Ist so ein Zugang überhaupt denkbar. Kann das funktionieren, weniger arbeiten, mehr erledigen und trotzdem nicht in Arbeit untergehen? Oder ist es eine Illusion, eine unerfüllbare Wunschvorstellung?

Es war einen Versuch wert. Ich begann damit, die Aufgaben, die ich täglich erledigte und die Zeit, die ich dafür benötigte in Excel zu erfassen. Ich wollte besser verstehen, wofür ich wie viel Zeit aufwendete. Gleichzeitig hatte ich mir vorgenommen, nicht mehr als 40 Stunden pro Woche zu arbeiten und die Wochenenden frei zu halten. Was sind meine Erfahrungswerte nach einem halben Jahr?

Die exakte Erfassung meiner Aufgaben und Arbeitszeit in Excel hat sich für mich zu einer täglichen Routine entwickelt. Es ist mir gelungen meine Wochenarbeitszeit zu begrenzen. Ich habe in den letzten Monaten zwischen 45 und max. 50 Stunden pro Woche gearbeitet. Die Wochenenden sind zwar nicht immer frei geblieben, aber die Belastung an den Wochenenden hat deutlich abgenommen und der Erholungswert der Wochenenden hat zugenommen.

Denken: Was hat sich an meinem Mindset geändert?

Jede Veränderung beginnt im Kopf, bei unserem Denken. Durch die Begrenzung meiner Arbeitszeit gehe ich bewusster mit der mir zur Verfügung stehenden Zeit um. Ich bin achtsamer im Umgang mit der Ressource „Zeit“ geworden. Ich weiß, dass sie sehr wichtig für mich ist und dass ich sie nicht beliebig vermehren kann. Durch die Erfassung der Aufgaben und der Zeit, die ich dafür brauche, habe ich ein deutlich besseres Gefühl dafür entwickelt, wie lange ich für die Erledigung welcher Aufgabe brauche. Ich habe begonnen mir zu überlegen, ob sich das zeitliche Investment, dass ich für die Erledigung einer Aufgabe brauche, tatsächlich lohnt. Ich bin konsequenter in der Abarbeitung und Erledigung geworden, weil ich weiß, dass die Zeit, die ich dafür verwende, wertvoll ist.

Zu Beginn dieses Experiments habe mir manchmal die Frage gestellt, ob ich nicht doch noch 5 oder 10 Stunden anhängen sollte. Konnte ich es mir erlauben meine Arbeitswoche tatsächlich nach 45 bis 50 Stunden zu beenden?

Eine Studie der Stanford University verdeutlicht, dass es sogar kontraproduktiv ist mehr als nötig zu arbeiten. Die Produktivität pro Stunde nimmt abrupt ab, wenn eine Person mehr als 55 Stunden pro Woche arbeitet.

„Nach 55 Stunden sinkt die Produktivität so stark, dass es sinnlos wäre, noch mehr Stunden zu arbeiten. Diejenigen, die bis zu 70 Stunden pro Woche arbeiten, schaffen nur noch die gleiche Menge an Arbeit wie diejenigen, die 55 Stunden arbeiten.“

Zitiert nach: Desiree Peralta auf Medium https://bit.ly/3s41Uke

Ich habe realisiert, dass es wenig Sinn macht, einfach nur die Arbeitszeit zu erhöhen. Es geht vielmehr darum meine produktiven Stunden besser zu planen und zu nutzen.

Planen: Wieviel Zeit investiere ich in die Planung?

Ich habe begonnen meine Tage und die jeweils aktuelle Woche besser zu planen. Ich verwende dafür rund 10 bis 15 Minuten zu Beginn und zu Ende des Arbeitstages sowie 1 ½ Stunden am Ende der Arbeitswoche. Macht in Summe 3 ½ Stunden pro Woche, die ich für Planung und Selbstführung investiere. Die restliche Zeit verwende ich für die Abarbeitung der geplanten Aufgaben.

Ich verplane rund 70% meiner wöchentlichen Zeit mit konkreten Aufgaben, der Rest bleibt frei für Unvorhergesehenes und Aufgaben, die länger brauchen als geplant. Damit erhalte ich mir die notwendige Flexibilität über die Woche. Am Ende des Arbeitstages blicke ich auf den Tag zurück, fülle mein Excelchart und plane den nächsten Tag. Diese Aufgabe, der Tagesabschluss, ist für mich gleichzeitig der formale Abschluss des Arbeitstages. Ich schließe Asana und Excel. Das Gefühl 24/7 online und verfügbar zu sein ist damit deutlich geringer geworden. Natürlich schaue ich manchmal noch auf mein Handy, lese ein WhatsApp oder nehme ein Telefonat entgegen. Dennoch fühlt es sich anders an. Es ist ein gutes Gefühl, einen Endpunkt gesetzt zu haben.

Der Rückblick auf die abgelaufene Woche am Freitag und der Ausblick auf die nächste Woche bilden für mich den formalen Abschluss der Woche. Ich plane die nächste Woche und lege die 3 bis 5 Arbeitsschwerpunkte fest, die ich in der nächsten Woche erledigen möchte.

Tun: Was hat sich im täglichen Abarbeiten verändert?

Wie oben erwähnt geht es darum, meine produktiven Stunden besser zu planen und zu nutzen. Was habe ich in der Nutzung meiner Zeit, bei der Erledigung meiner Aufgabe verändert?

Routinen entwickeln

Für jene Aufgaben, die für mich oder mein Geschäft wichtig sind, habe ich begonnen Routinen zu entwickeln. Die Entwicklung von Routinen hat zwei Effekte. Erstens helfen Routinen dabei kontinuierlich besser zu werden und zweitens tragen sie mich über Motivationstiefs hinweg. Ich muss nicht viel nachdenken. Ich folge ihnen einfach. Bekanntlich ist das Anfangen oft schwer, sobald die ersten Schritte erledigt sind, kommt man ins Tun. Gerade über diese Startschwierigkeiten kann eine Routine hinweghelfen.

Wenn ich weiß, wie ich eine Aufgabe angehe, wenn ich die Arbeitsschritte verinnerliche, werde ich jedes Mal, wenn ich die Routine ausführe schneller und mir fallen auch Verbesserungen ein. Die Erfassung der Aufgaben und Zeiten in meinen Excel Sheet war zu Beginn eine lästige Aufgabe, die ich eher widerwillig erledigt habe. Die Zeit dafür war mir zunächst dafür zu schade. Ich habe dafür gut 10 Minuten pro Tag gebraucht. Heute kostet mich diese Aufgabe 3 Minuten. 3 Minuten, die ich als sehr lohnend empfinde, weil ich damit einen guten Überblick über die Verwendung meiner Zeit bekomme.

Aufgaben angehen und erledigen

Konsequent jede Aufgabe nur einmal anfassen war die zweite große Änderung meiner Arbeitsweise. Den größten Produktivitätsgewinn konnte ich damit beim Checken der Mailbox erzielen. Ich schaue die Mailbox nur mehr an, wenn ich die Zeit habe, die Mails auch zu bearbeiten. Jedes Mail wird entweder gleich beantwortet und erledigt oder es landet als Aufgabe in meinem Aufgabentool (Asana).

Die konsequente Umsetzung dieser Arbeitsweise hat dazu geführt, dass meine Mailbox seit ein paar Wochen am Abend leer ist. Das war meine Inbox in den letzten Jahren praktisch nie. Dutzende Mailleichen sind da oft über Monate dahinvegetiert. Am Ende des Arbeitstages vor einer leeren Mailbox zu sitzen, hinterlässt bei mir das Gefühl, den Tag über produktiv gewesen zu sein. Ich habe mir einen entspannten Feierabend verdient.

Denken – Planen – Tun

Weniger arbeiten und mehr erledigen ist weder ein Widerspruch noch eine illusorische Wunschvorstellung. Der Ausgangspunkt war für mich eine Änderung meines Denkens. Der bewusstere Umgang mit meiner Zeit und die Begrenzung meines zeitlichen Einsatzes haben zu einem neuen Zugang beim Planen und Tun geführt. Unsere Glaubenssätze bestimmen, wie wir an eine Aufgabe herangehen, wie wir planen und wie wir ins Tun kommen.

 

Wolfgang Bretschko
Unternehmer aus Leidenschaft, Gründer COCOQUADRAT
Coach und Consultant mit langjähriger Managementerfahrung

#designyourlife #solopreneur #entrepreneur

 

Ressourcen / Quellen:
Working Too Many Hours a Week Is Completely Useless
https://bit.ly/3s41Uke

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