Was du über deine Firmenadresse wissen solltest!

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1. Welche rechtlichen Verpflichtungen habe ich als Unternehmer in Bezug auf meine Firmenadresse?  

Grundsätzlich gilt, die in das Firmenbuch eingetragenen Unternehmer haben auf allen Geschäftsbriefen und Bestellscheinen, die auf Papier oder in sonstiger Weise an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, sowie auf ihren Webseiten die Firma, die Rechtsform, den Sitz und die Firmenbuchnummer des Unternehmers, sowie das Firmenbuchgericht anzugeben. Es ist zu beachten, dass der Sitz die politische Gemeinde, nicht aber eine spezifische Adresse ist. Nicht eingetragene Unternehmen haben sich im schriftlichen Verkehr Ihren Namen und den Standort des Gewerbes anzugeben.

2. Unter welchen Voraussetzungen kann ich eine Adresse als Geschäftsanschrift nutzen?

Je nach einschlägigem Gesetz unterscheiden sich die Anforderungen rund um die Geschäftsanschrift. Es gilt grundsätzlich, die Geschäftsanschrift muss im Inland liegen und Sie müssen jederzeit postalisch erreichbar sein (sogenannte ladungsfähige Anschrift). Es ist daher erforderlich, dass die gemietete Adresse (wenn man nicht regelmäßig anwesend ist) zumindest Postbearbeitung anbietet. Ein auch praktisch wichtiger Punkt, denn um keine Fristen oder Termine zu versäumen muss sichergestellt werden, dass Briefe ohne größere zeitliche Verzögerung tatsächlich beim Unternehmer landen. So beginnen beispielsweise Fristenläufe mit dem Zeitpunkt der Zustellung an den Ersatzempfänger. Hier gilt also: Unwissenheit schützt nicht vor negativen Folgen. Zudem sollte die Möglichkeit bestehen ein Firmenschild anzubringen. (siehe dazu unten)

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3. Kann ich mehrere Standorte / Geschäftsadressen unterhalten? Muss ich jede meiner Adressen im Firmenbuch eintragen? 

Eintragungspflichtig in das Firmenbuch sind jedenfalls Kapitalgesellschaften (GmbH und AG) sowie Einzelunternehmen, die rechnungslegungspflichtig sind. Besteht keine Rechnungslegungspflicht, so kann sich der Einzelunternehmer freiwillig in das Firmenbuch eintragen lassen.

Es können mehrere Standorte unterhalten werden, jedoch gilt, ein Unternehmen kann immer nur einen Sitz haben. Dieser (Haupt)sitz, der zu meist auch den Sitz der Verwaltung des Unternehmens darstellt, ist im Firmenbuch zu erfassen. Er kann jedoch prinzipiell jederzeit verlegt werden. Weitere Standorte stellen sogenannte Zweigniederlassungen da. Auch diese sind im Firmenbuch zu erfassen. Davon sind „bloße“ Betriebsstätten zu unterscheiden. Das können einfache Verkaufsstellen, Lager, Exposituren oder der gleichen sein. Diese erfüllen die Kriterien einer Zweigstelle meist nicht. Die Anmeldung beim Firmenbuchgericht kann zwar in solchen Fällen unterbleiben kann, nicht jedoch eine Meldung gemäß gewerberechtlicher Vorschriften. Die Unterschiede zwischen Sitz und Geschäftsadresse wurden bereits oben erläutert. Auch diese ist im Firmenbuch zu vermerken. Klar ist, dass nicht zugleich mehrere Geschäftsanschriften verwendet werden können.

4. Welche rechtlichen Verpflichtungen habe ich in Bezug auf die Anbringung eines Firmenschildes? 

Gewerbetreibende müssen ihre Betriebsstätte nach außen kennzeichnen. Das „Firmenschild“ hat zumindest den Namen und den Gegenstand des Gewerbes in gut sichtbarer Schrift zu enthalten. In der Praxis gilt, es ist auch eine kleine, aber gut lesbare Tafel bei der Klingel ausreichend. Bei Missachtung der Kennzeichnungspflicht drohen Verwaltungsstrafen. Es empfiehlt sich, ein Firmenschild an der (angemieteten) Geschäftsadresse anzubringen, unabhängig davon ob diese regelmäßig vom Unternehmer aufgesucht wird.

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Die Antworten kommen von unserem Businesspartner Grama Schwaighofer Vondrak Rechtsanwälte GmbH. Wir bedanken uns herzlich für den fachlichen Input!