Smart Tools Smart Work

Smart Tools, die mir helfen, mich und mein Umfeld zu organisieren

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Welche Werkzeuge nutzt du, um dich und dein Umfeld zu organisieren? Wie geübt bist du in der Nutzung der Tools, die du anwendest? Wie Smart Tools deinen Arbeitsalltag erleichtern können. Worauf es bei der Nutzung ankommt. [Smart Tools – Smart Work]

Von Wolfgang Bretschko.

Wer im Winter eine Wanderung auf einen Berg macht, weiß welchen Unterschied es macht, ob Grödel mit im Rucksack sind oder nicht. Ohne diese einfachen Steigeisen kann der Aufstieg zur Qual werden, mit, wird der vereiste Weg zur einfach bewältigbaren Aufgabe. Ich habe diese Erfahrung bei einer Wanderung auf den Grazer Hausberg im Winter gemacht, als ich ohne Grödel unterwegs war. Zunächst habe ich mich gewundert, warum ich ständig von anderen Wanderern überholt werde, die den Weg scheinbar mühelos bewältigten und mir der Aufstieg so schwer fiel. Die Grödel haben den Unterschied gemacht.

Auf die Ausrüstung kommt es an. Jeder der öfter handwerklich tätig ist weiß, dass die meisten Arbeiten deutlich leichter von der Hand gehen, wenn das passende Werkzeug verfügbar ist. Neben der Wahl der passenden Werkzeuge kommt es auf die richte Handhabung an. Je öfter wir eine Schlagbohrmaschine nutzen, desto leichter fällt es, das passende Loch für einen Dübel zu bohren.

Dein Denken und dein Planen brauchen die passenden Tools.

Was für Wanderungen, Outdoor-Aktivitäten oder handwerkliche Tätigkeiten selbstverständlich ist, sollte jedenfalls auch für unsere tägliche Arbeit gelten. Mit unserer Einstellung zur Arbeit, unserem Mindset sorgen wir für eine positive Grundstimmung. Aufbauend darauf schaffen wir mit unserer Monats-, Wochen- und Tagesplanung die Basis für eine effiziente Umsetzung der Aufgaben, die wir erledigen wollen. Für die Erledigung braucht es dann die passenden Werkzeuge und Tools, damit uns die Arbeit leicht von der Hand geht.

Welche Werkzeuge nutzt du, um deine Aufgaben gut zu bewältigen? Wie geübt bist du in der Nutzung der Tools, die du anwendest? Gehst du deinen Weg mit oder ohne Grödel? Wunderst du dich manchmal, warum anderen die Arbeit (der Weg) viel leichter fällt als dir? Vielleicht liegt es an der Ausrüstung und an den Tools die sie verwenden.

Wer smart arbeiten möchte, nutzt smarte Tools, möglichst smart.

Heute gibt es keinen Mangel an Tools, eher das Gegenteil ist der Fall, es fällt schwer die richtigen auszuwählen und dann auch sinnvoll und smart zu nutzen. Für jede erdenklich Aufgabe gibt es eine App. Ständig kommen neue Tools auf den Markt. Viele in einer Gratisversion, die uns dazu verleiten, immer wieder etwas Neues auszuprobieren. Sehr oft scheint es so, dass gerade die App, die wir nicht nutzen, jene Features bereitstellt, die uns den Arbeitsalltag erleichtern können. Auch hier gilt weniger ist mehr.

Dies gilt auch für den Umfang der Features die angeboten werden. Die Gratisversion reicht sehr oft. Viel wichtiger als noch eine Funktion ist es, die wichtigsten Funktionen für meine Bedürfnisse möglichst intensiv zu nutzen. Routinen zu entwickeln, wie ich und wofür ich die Tools nutzen will. Je intensiver ich ein Tool nutze, desto geübter werde ich, desto leichter fällt mir dir Erledigung meiner Aufgaben.

Da ich technikverliebt bin, war es für mich immer wichtig das neueste Update zu haben. Ich war immer auf der Suche nach einer besseren App, einem bessern Tool und ich bin auch immer fündig geworden. Dabei habe ich übersehen, dass dieses Suchen und Scannen nach neuen Werkzeugen zweifach Zeit kostet. Erstens brauche ich für das Suchen selbst Zeit und ich benötige auch Zeit für die Einarbeitung, um die App zu konfigurierten und die neuen Funktion zu finden. Erst als ich begann mich auf ein paar wenige Tools zu konzentrieren und diese intensiver zu nutzen, habe ich begonnen deren Potential auszuschöpfen und smarter zu arbeiten.

Die 3 wichtigsten Tools für meine persönliche Arbeitsorganisation.

Aktuell verwende ich für meine persönliche Arbeitsorganisation im Wesentlichen folgende Werkzeuge und Tools:

  • MacBook und iPhone
    MacBook und iPhone sind die zentralen Drehscheiben für meine tägliches Tun. Meine gesamte Kommunikation läuft darüber. Ich organisiere mich und mein Umfeld damit.
  • Notiz-App
    Die Notiz App von Apple ist wahrscheinlich die am meisten genutzte App auf meinem iPhone und Macbook. Ich mache Notizen bei Terminen und für die Vorbereitung von Terminen, schreibe Blogbeiträge. Die App hilft mir beim Brainstormen. Ich speichere Zitate, Bilder, Links zu Webseiten, Kochrezepte, Buchtipps.Um die Notizen wieder zu finden, versehe alle meine Notizen mit 2 bis 3 Tags. Immer öfter nutze ich Siri, den Sprachassistenten von Apple um zwischendurch Ideen und Gedanken zu diktieren und festzuhalten.Ich habe auch Evernote verwendet. Unlängst bin ich über Notion gestolpert. Ich habe festgestellt, dass die Funktionalität der Notiz App reicht. Wichtiger als jedes neue Feature ist die konsequente und konsistente Nutzung.
  • ASANA
    Alle meine persönlichen Aufgaben organisiere ich mit ASANA. Ich nutze ASANA nun seit gut drei Jahren. Es hat etwas gedauert, bis ich jene Nutzung gefunden habe, die meinem Arbeitsstil am besten entspricht. Zu Beginn war ich von den Möglichkeiten überfordert und ich habe mich überorganisiert und bin in Listen und Aufgabe untergegangen.Es braucht Zeit um die optimale Nutzungsmöglichkeit zu finden.

Die 3 wichtigsten Tools für die Marketing und Salesaktivitäten bei Cocoquadrat.

Für die Vermarktung der Produkte und Dienstleistungen nutzen wir bei Cocoquadrat folgende drei Tools:

  • Mailchimp
    Unser Newsletter gehört zum wichtigsten Kommunikationsmittel. Für die Erstellung und den Versand nutzen wir Mailchimp. Wir verwalten alle unsere Adressen über Mailchimp, darüber hinaus bietet die App eine breite Palette von Möglichkeiten. Aktuell sind wir gerade dabei unsere Nutzung von Mailchimp zu professionalisieren.
  • Shopify
    Über unseren Shop verkaufen wir aktuell unsere Geschäftsadress- und Coworkingpakete. Gut 1/3 unseres Umsatzes generieren wir über den Shop, den Rest vor Ort über unsere Locations.
  • Facebook
    Den notwendige Traffic im Shop generieren wir über Facebook-Kampagnen. Der Werbeanzeigenmanager von Facebook ist dafür das zentrale Steuerungstool.

Meine persönlichen Erfahrungen.

Heute ist es möglich als Solopreneur bzw. als kleines Unternehmen mit den großen mitzuspielen. Das gelingt umso besser, je besser es gelingt, sich selbst, das eigene Umfeld und Geschäft smart zu organisieren und die passenden Tools dafür zu finden und zu verwenden.

Ich habe die Erfahrung gemacht, lieber mit wenigen Tools zu arbeiten und diese intensiv zu nutzen. Jedes Tool hat seine Vor- und Nachteile. Wichtig ist es, sich mit dem jeweiligen Tool anzufreunden und jene Nutzungsart zu finden, die am besten zum persönlichen Arbeitsstil passt.

Wir leben in einer hochtechnisierten Welt. Zum Glück werden die Tools und Werkzeuge immer einfacher nutzbar. Trotzdem führt kein Weg daran vorbei, dass wir uns mit den Tools, die wir verwenden, vertraut machen sollten um in die bestmögliche Nutzung hineinzuwachsen.

Smart ist die Nutzung dann, wenn die Tools die wir verwenden unseren Arbeitsalltag vereinfachen, wenn Prozesse und Abläufe automatisiert werden und wir so ein smartes, skalierbares Business aufbauen.

 

Wolfgang Bretschko
Unternehmer aus Leidenschaft, Gründer COCOQUADRAT
Coach und Consultant mit langjähriger Managementerfahrung

#designyourlife #solopreneur #entrepreneur

 

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