Planen und Nutzen

Wie ich im Lockdown lernte, meine Tage besser zu planen und zu nutzen

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Wie ich im Lockdown gelernt habe, meine Tage besser zu planen und zu nutzen. Warum 8 Stunden genug sind und weniger mehr ist. Warum ein Motivationstief kein Beinbruch ist.

Von Wolfgang Bretschko

Seit ich wieder gezwungen bin, den Großteil meiner Zeit im Homeoffice zu verbringen, bin ich konsequenter darin, meine Tage genauer zu strukturieren und unter die Lupe zu nehmen. Ich habe es mir zur Gewohnheit gemacht zu analysieren, wie ich meine Tage besser planen und nutzen kann.

Ein bekannter Management-Spruch – ich glaube er kommt von Peter Drucker – lautet: If you can’t measure it, you can’t manage it. Nur was man messen kann, kann man tatsächlich managen. Nun klingt es etwas technokratisch, das eigene Leben und Tun möglichst messbar zu machen, um es gut managen zu können. Tatsächlich geht es mir darum, mein Leben besser zu steuern und insbesondere den zeitlichen Input besser unter Kontrolle zu halten. Es geht mir um mehr Verständnis für mich und mein Tun. Schlussendlich möchte ich meine Tage möglichst effizient verbringen und zufrieden beenden. Ich möchte meine Tage besser planen und nutzen.

Im Zuge des Lockdowns ist mir gelungen, woran ich bisher öfter gescheitert bin. Nämlich am Ende des Arbeitstages, diesen noch einmal Revue passieren zu lassen und mir anzusehen, wie ich den Tag verbracht habe. Ich habe im Sinne von Peter Drucker begonnen meine Tage zu (ver)messen und sie sind dadurch besser managebar geworden.

Hier ein paar Erkenntnisse, die ich bisher daraus ableiten konnte.

8 Stunden sind genug

Da ich während des Lockdowns hauptsächlich zu Hause sitze und arbeite, habe ich begonnen meine Arbeitszeit klarer zu begrenzen, abzugrenzen. Ich verplane maximal 8 Stunden pro Tag. Ich habe festgestellt, dass 8 Stunden reichen und ich in dieser Zeit – wenn ich sie gut plane – genug weiterbringen kann, um den Tag zufrieden und mit einem guten Gefühl beenden zu können. Weniger scheint mehr zu sein. Wenn ich länger arbeite, bin ich deswegen weder zufriedener, noch bringe ich mehr voran. Arbeite ich mehr und länger, habe ich paradoxer Weise das Gefühl nicht fertig geworden zu sein und zu wenig erledigt zu haben.

8 erledigte Aufgaben reichen

Am Abend trage ich die erledigten Aufgaben aus meiner To-Do Liste in ein Excelchart. Das hat mir zu einem besseren Überblick verholfen. So konnte ich feststellen, dass ich durchschnittlich pro Tag 8-10 unterschiedliche Aufgaben gut erledigen kann. Zusätzlich reserviere ich mir täglich jeweils 1 bis 2 Stunden für das Abarbeiten von allfälligen Mails und Sonstigem.

Den Rest der Zeit (rund 6 Stunden) fülle ich mit konkreten Aufgaben. Ich nehme mir für jede Aufgabe eine maximale Sollzeit vor, in der ich diese Aufgabe erledigen möchte. Inzwischen habe ich ein sehr gutes Gefühl entwickelt, was ich am Tag tatsächlich schaffen kann, was realistisch und was unrealistisch ist. Das führt im Endeffekt zu mehr Zufriedenheit und ich vermeide permanente Überforderung.

Setz den Timer auf 25 Minuten

Für die Erledigung umfangreicherer Aufgaben – wie zum Beispiel das Schreiben eines Blogbeitrags – verwende ich die Pomodoro-Methode. Das bedeutet, ich teile die Aufgabe in Zeitblöcke zu je 25 Minuten ein und mache danach eine Pause. An einer einzelnen Aufgabe arbeite ich nicht länger als 2 Stunden.

Bei der Anwendung der Pomodoro-Methode habe ich eine zweite Erfahrung kennen und schätzen gelernt. Es gibt Aufgaben, da weiß ich nicht wie und wo ich anfangen soll. Durch das Setzen des Timers auf 25 Minuten gibt es einen klaren Startpunkt und ich beginne direkt. In aller Regel entwickelt sich dann die Aktivität und nach den ersten 25 Minuten habe ich eine ungefähre Vorstellung wie es weitergehen soll. Ich bringe in den nächsten zwei bis drei Einheiten genug weiter, um ein gutes Ergebnis zu erzielen und darauf wenn nötig aufbauen zu können.

Pack den Stier bei den Hörnern

Was ich bisher schon wusste ist, dass ich die wichtigsten drei Aufgaben an den Beginn des Tages stellen sollte. Aufgrund des Lockdowns konnte ich das nun konsequent durchziehen und meine Zufriedenheit ist deutlich gestiegen. Auf meinem Schreibtisch steht das Modell eines Stiers, den ich in Barcelona gekauft habe. Er ist für mich ein Symbol dafür, täglich den Stier bei den Hörnern zu packen und die wichtigsten Aufgaben anzugehen. Dieser einfache Zugang führt tendenziell dazu, dass ich bis Mittag die wichtigsten zwei bis drei Aufgaben erledigt habe und somit schon mit einer Grundzufriedenheit in den Nachmittag gehe.

Sorg für Abwechslung

Es gibt Routinetätigkeiten, die einfach abgearbeitet gehören. Es gibt Aufgaben, die Kreativität verlangen. Außerdem gibt es Tätigkeiten, an denen ich alleine arbeite und es gibt solche die zu zweit oder im Team bearbeitet werden (klassische Besprechung, Kundentermine). Doch wie kann ich meinen Tag gut planen und nutzen?

Ich habe festgestellt, dass es auf eine gute Mischung ankommt. Insbesondere auf eine gute Mischung zwischen Tätigkeiten, die ich alleine bewältige und solchen die ich zu zweit oder im Team bearbeite. Den ganzen Tag für mich alleine zu arbeiten, insbesondere dann, wenn ich im Homeoffice bin, führt eher zu Frustration. Nach maximal vier Stunden Arbeit an Routinetätigkeiten oder kreativen Aufgaben für mich alleine plane ich daher jedenfalls eine Besprechung oder einen Zoom-Call ein. Das sorgt für die notwendige Abwechslung, erhöht meine Arbeitszufriedenheit und schlussendlich auch den Output.

Motivation entsteht tatsächlich im Tun

Trotz guter Planung, einer guten Mischung aus Aufgaben , die ich alleine bewältigen muss und solchen, die ich im Team bearbeite, gibt es Tage, da ist die Motivation einfach im Keller. Ich schaue aus meinem Fenster. Es ist nebelig. Meine Gedanken schweifen ab, ich überlege wie es weitergehen wird.

Da hilft eines: Einfach rausgehen, eine Runde spazieren oder laufen. Ist das Wetter auch noch so schlecht, eine Runde an der frischen Luft hilft meistens.

Wenn nichts weitergeht, hilft es auch einfach zu tun. Drei schlecht formulierte Absätze eines Blogbeitrags sind besser als kein Absatz. Ich kann am nächsten Tag auf diesen drei Absätzen aufbauen, sie neu formulieren. Ich habe schon etwas vor mir liegen. Das gilt für fast alle Tätigkeiten, denn 20% oder 30 % sind besser als nichts.

Eine Weisheit gilt auch im Lockdown:

Ist die Tagesplanung auch noch so gelungen, verträgt sie dennoch Änderungen.

Was tust du um deine Tage besser zu planen und zu nutzen?

 

Wolfgang Bretschko
Unternehmer aus Leidenschaft, Gründer COCOQUADRAT
Coach und Consultant mit langjähriger Managementerfahrung

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