AUF DER SUCHE NACH DEM IDEALEN RAHMEN FÜR MEETINGS

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Ob eine Besprechung erfolgreich ist, ein Gespräch fruchtbare Ergebnisse bringt oder ein Meeting neue Gedanken anstößt, bestimmt die Natur des Menschen. Und diese hat ebenso viele Ausformungen wie es Menschen gibt. Die Zusammensetzung der Protagonisten, die Stimmungen und nicht zuletzt der Zufall können Einfluss nehmen und den Verlauf sogar bestimmen.

Das ist auch der Grund, warum wir diesen Blogbeitrag nicht „Besprechung erfolgreich gestalten“ genannt haben und uns auf den Rahmen konzentrieren. Wie stellen wir uns also den ideale Rahmen für ein Meeting vor?

Als wir in unserem Haus darüber nachgedacht haben, sind drei Bereiche herausgestochen.

SUPPORT

Zunächst ist es uns wichtig, dass die Menschen, die bei uns ein Meeting abhalten, sich willkommen fühlen und wir einen persönlichen Bezug zu ihnen aufbauen. Und das mit der nötigen Diskretion. Wir versuchen ein Hybrid aus einem Hotel und einem Kaffee zu sein. Vera, die unseren Coffeeshop leitet, hat Ausbildung und Erfahrung im Bereiche der Hotellerie und kann unseren MitarbeiterInnen die wesentlichen Groundrules mitgeben.

Was wollen wir damit erreichen?

Wir sind der Überzeugung, dass jeder Gast, der kurz vor einem Meeting steht, viele Gedanken im Kopf hat und sich innerlich vorbereitet. Alle Formen von Ablenkung wollen wir ihm abnehmen. Wir wollen, dass er sich für die Zeit, die er in unserem Haus ist, so fühlt, als wären wir sein Supportteam. Wir helfen, wenn ein Adapter fehlt, begrüßen seine neu ankommenden Kunden, Kollegen oder Klienten und leiten sie in den jeweiligen Meetingraum.

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FOOD AND BEVERAGE

Es gehört zu unseren Basics, dass in jedem gebuchten Meetingraum eine Karaffe Wasser und Gläser auf die Gäste warten. In unserem Hauseigenen Coffeeshop kann sich jede/r jederzeit kalte und warme Snacks und Getränke holen.
Denn ein leerer Magen studiert nicht gerne. Und er hält auch nicht gerne längere Meetings ab. Daher haben wir außerdem Pakete geschnürt, die unseren KundInnen zur Auswahl stehen. Ob alle Teilnehmer_innen ein Frühstück, ein Mittagessen, Kuchen und Kaffee erhalten, kann individuell abgestimmt werden. Denn wir wollen uns flexibel an die Bedürfnisse anpassen.

Warum glauben wir, dass das wichtig ist?

Gerade für Klausuren, Ganztagesmeetings und Konferenzen finden wir es wünschenswert, dass die Teilnehmer_innen auch in den längeren Pausen, im Haus bleiben können. Denn in den Pausen wird diskutiert, kommentiert und nachbesprochen. Ohne Ablenkung in der gleichen Umgebung bleiben zu können, erscheint uns für diesen Prozess ideal.

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ARCHITECTURE

Die zwei Stockwerke unseres Coworkcafes beinhalten 3 Bereiche: Workspace, Meetingplace und Coffeeshop.  Es ist uns wichtig, dass die Bereiche nicht streng voneinander abgetrennt sind, sondern ineinander fließen, ohne sich zu stören. Insbesondere im Meetingplace wollen wir Anonymität, Ruhe und Begegnung miteinander verbinden.

Warum ist uns das ein Anliegen?

Wir wollen bewusst Räume anbieten, die lebendig sind. In all unsere Meetingräume scheint Tageslicht und sie sind mit Holztischen ausgestattet. Sie sind abgetrennt, aber man bekommt etwas von der Außenwelt mit. Verlässt man die Räume, ist man zunächst noch im Oberstock, aber akustisch taucht man bereits in die Kulisse des Coffeeshops ein, hört die Kaffeemaschine zischen, Menschen tratschen und Häferln klappern. Es ist eine sehr animierende, anregende, aber auch beruhigende Atmosphäre, die durch das Überlappen von arbeiten, besprechen und austauschen entsteht.

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ALL TOGETHER NOW

Der Rahmen, die wir schaffen wollen, setzt sich also aus einer Kombination von Unterstützung und Versorgung in einem gut strukturierten Raum zusammen. Alle drei Bereiche greifen ineinander und es ist wichtig, sie laufend zu optimieren. Wir lernen aus Erfahrung und auf Grund von Feedback. Daher hängt in unserem Oberstock jetzt ein Akustikvorhang und es stehen flexibel verschiebbare, eckige Tische in einem Raum, in dem vorher runde gestanden sind.

In unserem letzten Quartalsmeeting ist uns bewusst geworden, dass wir unseren Fokus verstärkt auf diesen Rahmen legen wollen. Wenn man einen Raum gestaltet, der so viel sein könnte, ist es gar nicht so einfach, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und umso wichtiger, ein klares Konzept zu etablieren.

 

WineEvening0014 _ Foto von Alex Danner

Lucia Laggner ist im COCOQUADRAT für das Marketing zuständig.
Für ihr eigenes Unternehmen G’schickter Wein nutzt sie im COCOQUADRAT primär den Workspace.
lucia.laggner@cocoquadrat.com

 

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